Cabinets de recrutement et Directions des achats : la bonne approche

 par le Club des chasseurs de têtes

Intervenants :

 Aurélie DAMM 

Directrice du Cabinet Enjeux Achats 

Fabrice ROOS 

Purchasing Business Process Manager 

chez Messier-Bugatti-Dowty (Groupe SAFRAN) 

François TOURRETTE 

Co-auteur du livre « Achats de prestations intellectuelles, les bonnes pratiques » 

et Fondateur du BRAPI (Benchmark des Responsables Achat de Prestations Intellectuelles). Créateur des Matinales d’acheteurs en prestations intellectuelles.

Acheter quoi ?

L’intérêt de la réunion se porte sur les achats en services, exclusivement de prestations  intellectuelles, dans les domaines informatique, consulting et ingénierie. 

Historique

Le service achat naît à la fin des années 90. L’an 2000 est le véritable élément déclencheur de sa création : il y a alors beaucoup d’argent dépensé dans les prestations  intellectuelles informatiques pour prévenir et gérer le bugg. Puis, la fièvre s’étend à d’autres secteurs. 

Aujourd’hui, les entreprises du CAC 40 développent leur services achats, les  entreprises côtées au SBF120 ont des cellules achats. Dans les PME, les achats sont encore confiés aux opérationnels. 

Comment un cabinet de recrutement traite avec un service achat ?

Lorsqu’une direction achat a prévu de structurer ses achats de prestations intellectuelles, elle met en place une organisation, en interne, avec les DRH et les Opérationnels concernés (par exemple Engineering), pour les aider à mieux acheter. 

Ensuite c’est le contrôle de gestion ou la comptabilité qui va fournir le pareto des dépenses avec les fournisseurs associés. L’acheteur va ensuite faire la liaison avec les Opérationnels. Le feed back permet de blacklister ou de mettre dans le benchmark interne des prestataires identifiés. 

François Tourrette précise que la cooptation ne marche pas. Les relations intuitu personnae, le copinage, ne sont plus d’actualité. On met la personne cooptée en concurrence, quoiqu’il arrive.

Aurélie Damm ajoute qu’un opérationnel peut, certes, demander à ce qu’un ou plusieurs prestataires puissent être consultés. L’acheteur, en tant que fournisseur interne, n’a pas le plein pouvoir : les décisions sont prises d’un commun accord entre l’acheteur et les opérationnels.

Un profil d’acheteur

Pour Fabrice Roos du groupe SAFRAN, un acheteur doit être un bon vendeur. Un chef de projet en pleine maturité doit pouvoir orienter petit à petit l’achat et créer un panel.

Il faut aider les acheteurs à acheter. Donner des éléments pour qu’ils se vendent en interne. C’est avant tout le propre des relations humaines que d’évaluer les besoins, les enjeux et considérer les achats comme un service support. L’acheteur est un fournisseur interne de son entreprise. Il est important de le valoriser conseille François Tourrette. Les acheteurs ont encore une mauvaise image.

Se vendre en interne

L’intérêt pour les chasseurs à se vendre en interne c’est d’être référencé pour figurer sur une short list. 

Il y a 5 ans, le référencement se faisait à outrance. Aujourd’hui, le balancier revient au milieu. 

Il existe une multitude de métiers, ne prendre que des big five c’est restreint. On risque de voir se développer le niveau deux de la sous traitance et ne plus avoir d’offres compétitives.

Pour se faire référencer, il vaut mieux être spécialiste d’un domaine et amener de la valeur ajoutée. Si on est seul et généraliste, on n’a peu de chance d’être pris. Etre seul et spécialisé permet de susciter l’intérêt. Pour les petites structures, il y a tout à gagner à travailler avec un petit groupe. 

Chez SAFRAN , le process est en cours de rationalisation et les chiffres du nombre de chasseurs ne peuvent être divulgués. 

Généralement, on négocie un taux horaire (contrat-cadre) et l’opérationnel demande un nombre d’heures. On s’assure que les fournisseurs vont arriver à fournir.

On peut ne pas être référencé et être dans les bases (être un prospect). Lors d’une demande, les achats mettent systématiquement en concurrence des challengers.

Enfin, si être référencé est une perspective, ce n’est pas une finalité en soi, car ça ne veut pas dire forcément travailler !

Critères de référencement

Sur quels critères se basent les acheteurs ?

1. le domaine d’expertise et l’expertise des références (y compris les contacts dans les autres entreprises et les feed-back)

2. la qualité des relations commerciales

3. les résultats précédents

4. le prix

Autant dire des critères qui rentrent dans un tableur excel, ce qui n’a pas toujours été le cas. 

Si on référence des cabinets, qu’en est-il de l’intuitu personnae pour un membre du cabinet. On peut souhaiter son intervention mais on ne peut pas l’imposer. 

En effet, on achète une prestation, pas une personne. Imposer quelqu’un, c’est risquer le délit de marchandage. 

Achat, Négociation, Grille tarifaire et Contrat-Cadre

Comment faire baisser le prix d’un prestataire de qualité plus cher que son concurrent ? 

Les acheteurs interrogent le différentiel de prix. L’objectif est de satisfaire le client avant de parler du prix.

La base c’est la relation gagnant-gagnant. Une bonne relation durable c’est une entreprise qui fait du bénéfice. 

Fabrice Roos confirme le doublet gagnant – gagnant comme une bonne pratique. Il faut que la prestation satisfasse le client final.

Pour rentrer au panel il faut se faire connaître et avoir eu une mission. Il ne faut jamais  vendre à perte. Ce qui intéresse le client c’est d’avoir un fournisseur pérenne en face de lui.

Quant aux enchères inversées, c’était courant il y a 5/6 ans mais c’est moins pratiqué aujourd’hui.

Les Opérationnels peuvent choisir parmi les prestataires référencés : 

– soit l’Opérationnel a un petit besoin et il fait son achat tout seul. Soit il est contraint à une démarche spécifique dans le cadre de budgets de plus grande ampleur.

Chacun a sa règle interne, mais en général on est sur trois niveaux :

1. En deçà d’un seuil minimum : «vous pouvez faire vous-même»

2. Entre deux seuils, il y a une mise en concurrence obligée avec panel.

3. Au delà du seuil maximal défini, il y a obligation d’aller à la direction des achats.

– Dès qu’on est référencé, on a un contrat-cadre.

Le contrat cadre permet de sécuriser les aspects juridiques et d’effectuer une démarche de contrôle. C’est le premier contrat. Ainsi les achats imposent le contrat général, d’achats y compris les délais et moyens de paiement. 

Cas particulier : la RFA (Remise de fin d’année)

La RFA va intervenir dans le contrat cadre. Il faut voir la RFA comme une « incentive » Plus on fait des affaires plus on gagne… et plus on rétrocède. Il y a un seuil de rentabilité à calculer.

Les règles RFA courent sur l’année civile ou 12 mois glissants. Il est demandé une rétrocession et non pas un avoir.

Et quand la prestation n’est pas à la hauteur ?

En général, c’est le client qui donne l’alarme. On tient une réunion qualité. On attend des plans d’action. On peut être déréférencé.

Si l’intervention est régie par un contrat cadre, tout est prévu dans le contrat. En son absence, le prestataire peut être simplement blacklister. 

Comment se positionner ?

Au final, le chemin le plus efficace passe par les conseils vis à vis de l’opérationnel, des DRH et de l’acheteur. Assurément, le triptyque gagnant…

Sabine Travert-Cortès

Executive Coach, Formateur, Médiateur

Rédacteur du Club