Intervenants : 

– Virginie GROUSSARD, Responsable Resource Solutions France chez Robert Walters, responsable RPO depuis 7 ans

– Xavier SEGRESTIN, Directeur EMEA des Opérations RPO chez Futurestep, formation d’ingénieur. 

RPO : de quoi parle-t-on ?

Le recruitment process outsourcing (RPO) est l’externalisation des processus de recrutements (projets de recrutement, solutions de recrutement). Il s’agit de confier tout ou partie de ses processus de recrutement à une équipe de consultants externes en gardant le contrôle et la responsabilité.

Un RPO à la française

Si on s’entend aujourd’hui sur la définition, Xavier Segrestin souligne cependant qu’en France le terme a fait longtemps débat, tant les solutions sont variées. Il préfère d’ailleurs parler d’ingénierie de solutions de recrutement. 

Virginie Groussard parle effectivement d’un RPO à la française. En France les solutions sont beaucoup plus modulables qu’en Angleterre où le recrutement est confié intégralement. 

De plus l’une des spécificités françaises veut qu’on ne touche pas au top management. 

Histoire du RPO

Il y a 15/20 ans, en Angleterre et aux USA, des entreprises confient à un prestataire externe la gestion et la relation avec les cabinets pour simplifier et centraliser les relations avec les multiples cabinets de recrutement qui les démarchaient et recrutaient pour elles. Cette externalisation s’est développée et a touché l’intégralité du processus de recrutement, jusqu’à l’onboarding (intégration des nouveaux embauchés).

De manière très opportuniste, parallèlement, il y a eu le développement du BPO (business process outsourcing) pour amener une diminution des coûts. 

En France le RPO s’est introduit par les cabinets de conseils en 2003. Mais, dès 2001, EDF décide d’y avoir recours pour préparer l’entreprise à des changements profonds en la rendant plus agile en terme d’intégration de talents.  

Quelle est l’unité de valeurs du marché du RPO ?

Tout dépend du volume de recrutement et du nombre de poste à engager. Le RPO s’implique dans la gestion des process de recrutement, quelque soit les fonctions à pourvoir. Il prend en charge tout ou partie d’un plan de recrutement. 

Virginie Groussard met en place un projet après un audit et l’identification d’indicateurs de performances. Si un projet RPO implique le détachement d’au moins une personne sur site, ce n’est pas une condition suffisante pour parler de projet RPO : en effet, le management de transition propose déjà une telle démarche de détachement. Le RPO va au-delà de mise à disposition de personnel en proposant une démarche projet d’amélioration continue des processus avec outils et indicateurs de performance.

La présence sur site est importante confirme notre intervenant Futurestep, mais certaines tâches peuvent se faire à distance. Il annonce des volumes de recrutement allant de plus 700 recrutements par an pour son plus gros client à 60 pour le plus petit. Chez Robert Walters un gros client  c’est 450 recrutements. 

Y a-t-il un profil de client RPO ? 

La légitimité RPO est directement liée au volume de recrutements à effectuer.

Mais une petite structure qui a la volonté de mettre en place des processus de recrutement peut également y recourir. Le projet est mis en place et «on part en laissant  organisation, process et outils », précise Virginie Groussard. 

Les types de contrats

Les contrats peuvent être ponctuels ou annuels. 

L’intérêt du RPO c’est sa souplesse et son adaptabilité aux besoins. Il est modulable. Cependant il y a un temps incompressible. Le projet est au moins pour 3-4 mois. Sur un temps court on parle de projet. L’inscription dans la durée assure la bascule vers le RPO. 

Chez Futurestep la durée minimum d’un RPO est d’un an. 

Combien ça coûte ?

Le coût est difficile à évaluer car il y a beaucoup de paramètres. Tout dépend des moyens mis en oeuvre, des outils de gestion, de l’assistance et/ou des représentations (salons…). 

Le volume impacte la facture (moins il y a de volume, plus c’est cher). Mais il y a aussi la durée, les types de poste : s’agit-il de 50 fois le même poste ou de typologies différentes ?

Cependant, la rentabilité du RPO est avérée : c’est moins cher que la chasse par tête recrutée. Sur le volume, la rentabilité est forcément plus importante. 

Les honoraires dépendent du contrat. Il existe des modèles où ils sont entièrement indexés sur le nombre de recrutements. D’autres proposent des honoraires fixes avec variabilité en fonction d’indicateurs de performances. Enfin, les modèles mixtes comprennent une partie fixe pour couvrir les coûts et une partie variable en fonction des recrutements. 

Le client préfère souvent une partie fixe la plus faible possible puisque l’engagement est sur le résultat. Il attend de voir…

Au final, on ne parlera pas de prix.

L’engagement de résultat

Les clients veulent des résultats. Les intervenants précisent qu’ils perdent de l’argent s’ils n’ont pas de résultat. Et en même temps, ils ne peuvent le garantir. Les responsables RPO insistent sur l’importance d’un pilotage très cadré et collaboratif, afin de mettre les deux partenaires en logique de réussite…

RPO avec votre cabinet ou un autre cabinet ?

Dans le cas où on est l’équipe recrutement du client, ce dernier peut confier au prestataire  la rationalisation des accords et  les relations avec les cabinets. 

L’important est de faire travailler les cabinets en rapport avec le recrutement. Avec parfois une préséance pour son cabinet. Si on est une équipe de recrutement du client, il y a un intérêt à optimiser les accords et la relation. 

Pourtant, il existe un risque de cannibalisation : on peut tuer la propre activité de ses collègues à l’intérieur de son cabinet… 

Concurrence ou coopération ?

Le principal interlocuteur est le DRH, et, dans les grosses sociétés, le Directeur du recrutement. Le RPO rentre-t-il en concurrence avec leurs missions de recrutement ?  

Tout est affaire de communication et de transparence entre les acteurs. La communication est la clef de voûte d’un relais réussi. Dès l’implémentation, le client est alerté sur cette nécessité de la communication, confient nos intervenants. Stratégiquement, on cherche l’appui du client et le sponsor identifié chez le client. On peut être perçu comme des sauveurs ou comme des concurrents. L’idéal est de travailler en coopération, main dans la main. 

Pour éviter la méfiance du DRH ou de l’équipe de recrutement, il faut qu’ils gardent le contrôle, même si c’est le cabinet en mission RPO qui fait l’opérationnel. 

Qui sont les personnes sur site ?

Ce sont des spécialistes du recrutement : des chargés de recherche ou des consultants du cabinet qui veulent évoluer sur site. Ils ont tous une bonne connaissance de l’entreprise. 

La tendance est de vouloir s’appuyer sur des gens qu’on connaît car il y a un fort enjeu  de stabilité et de croissance interne dans le groupe. Il faut une maîtrise du processus de recrutement, mais adapté au client. 

On s’attache à ce que la personne sur site n’ait pas de responsabilité commerciale pour ne pas entamer la confiance du client. 

Les critères sont qualitatifs. L’évaluation est classique et non commerciale. 

Qu’en est-il du candidat ?

A partir du moment où il y a un contact direct cela devient transparent. Le candidat sait qu’il a à faire à Futurestep, Walters ou à l’entreprise. 

Critiques, Risques et Perspectives du RPO ?

Le client achète une amélioration de son service recrutement. Le risque est de se croire trop en la place et ne pas apporter des idées neuves. Ce métier requiert une amélioration continue porteuse de créativité.

Sur un contrat de 3 ans : soit on continue le RPO soit il est interrompu et les équipes laissent un savoir-faire. 

Le RPO permet d’investir dans une démarche long terme d’amélioration de son service recrutement. Il produit des indicateurs de performances, des outils, des fiches techniques, un vivier de candidats… Le client sait pourquoi  il paye. Il a des livrables. 

D’ailleurs sa confiance est plus favorable pour un grand cabinet. Il sait qu’il aura l’outil informatique, les consultants sur site, la méthodologie d’audit, etc. 

L’avenir du RPO est d’avaler autre chose que du recrutement. L’avenir tendrait-il à une externalisation globale des RH comme c’est déjà  le cas chez Accenture ? Il n’y a pas d’autre choix  que d’amener de la valeur ajoutée pour se dynamiser et durer. Notamment autour du sourcing et de la créativité :  c’est le cas lorsque le RPO se positionne sur  la mobilité interne ou les programmes de cooptation par exemple.

En France, on ne vend pas encore un package contrairement aux pays anglo-saxons. Les domaines sont prédéfinis : sourcing, évaluation, entretiens, mobilité interne, talent pool, etc. Mais les perspectives sont en train de changer…

Sabine Travert-Cortès

Executive Coach, Formateur RH-Communication, Médiateur